Довольно обширное мероприятие у вас намечается и человек огромное количество в нём принимать участие будет, так что к вопросу организации нужно подойти максимально щепетильно. Могу из своего опыта посоветовать вам вот эту
https://glavnoesobytie.ru/ компанию, которая предоставляет такого рода услуги, при необходимости можете обратиться. Они помогут всё организовать как положено. Несколько раз уже к ним обращался и нареканий не было. Они продумывают всё до мелочей и делают так, чтобы мероприятие прошло на высшем уровне, ярко и запоминающееся.